Officemanager (FT of PT)

Functie

De Practice Manager is de spil in de praktijk die ervoor zorgt dat de verschillende processen binnen de praktijk goed draaien, zodat de patiëntenbeleving optimaal is, de medewerkers tevreden en gemotiveerd zijn en de praktijk gezond en rendabel is.

ORGANISATIE EN COMMUNICATIE

- Je bent communicatief vaardig om niet alleen binnen het team maar ook naar buiten om te kunnen gaan met allerlei situaties, zoals omgaan met patiënten, klachtenbehandeling bewaken en afhandelen, etc.;

- Je organiseert de dagelijkse werking van de praktijk en stemt taken en afspraken helder af om samen een optimale patiëntenbeleving te realiseren. Dit houdt concreet in erop toezien dat de praktijkregels toegepast worden, het operationeel aansturen van de medewerkers, zorgen dat er een optimale patiëntenstroom en stoelbezetting is etc.;

- In geval van afwezigheid van de Medical Secretary spring je in voor het beheer van de agenda, beantwoorden van de telefoon en behandelen van de dringende mails.

PERSONEELSBELEID

- Je staat (mee) in voor de rekrutering, selectie en opleiding van nieuwe medewerkers;

- Je zorgt voor de loonverwerking en toepassing van de arbeidsvoorwaarden;

- Je ondersteunt bij functioneringsgesprekken;

- Je draagt zorg voor een veilige arbeidsomgeving door de aanbevelingen van de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk toe te passen;

- Je fungeert als vertrouwenspersoon voor de medewerkers;

FINANCE

- Je stelt financiële processen op en bewaakt deze, onder andere op het vlak van debiteurenbeheer;

- Je ondersteunt bij het opstellen en bewaking van de budgetten;

- Je bent verantwoordelijk voor het plaatsen van de niet-medische bestellingen en volgt het voorraadbeheer mee op;

KWALITEIT & IT

- Opzetten en bewaken van kwaliteitssystemen en processen, bijvoorbeeld wat betreft

- Opvolging en bijsturing van de kwaliteit van de dienstverlening door onder andere tevredenheidspolls, reviews op Google etc.;

PR & MARKETING

- Je bewaakt en bevordert het externe imago van de praktijk door de website aan te passen en te onderhouden, enquêtes en polls op te zetten, etc.;

- Je zorgt voor de visibiliteit en opbouw van het imago op social media.

COMPETENTIES

- Klantgerichte ingesteldheid

- Sociaal en contactvaardig

- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als geschreven

- Diplomatisch assertief

- Leidinggevende, coachende en motiverende vaardigheden

- Luistervaardigheden

- Stressbestendig

- Flexibel

- Teamplayer

• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Solliciteren

Van Elst
0472629711
charlotte@doc-dilbeek.be